Un presupuesto empresarial funcional es bastante fácil de construir, y los presupuestos existentes pueden ajustarse para completar cada uno de los siguientes pasos:
- Agregar las fuentes de ingresos
- Enumerar sus costes fijos
- Agregar los costes variables
- Predecir el gasto extra
- Analizar el flujo de caja
- Ajustar para el futuro
Agregar las fuentes de ingresos
Comenzar con los ingresos del último mes completado y sumar todas las entradas de dinero. Ya sea que venga en una suma global o en pequeñas ventas cada día, necesita contabilizar con precisión los ingresos. Recuerda incluir los ingresos de todas las fuentes, como el subarriendo de oficinas o el crecimiento de las inversiones. Es importante hacer un seguimiento de los ingresos totales cada mes para poder empezar a identificar las tendencias cíclicas o estacionales y prepararse para ellas.
Lista tus costes fijos
Los costes fijos son las facturas y gastos que pagas cada mes (o año) y que suelen ser la misma cantidad. Los costes fijos son relativamente fáciles de identificar y planificar, aunque es posible que pueda negociar o buscar totales mensuales más bajos. Incluya sus fechas de vencimiento como referencia, ya que el calendario de pagos puede afectar a su flujo de caja.
Ejemplos de costes fijos incluyen:
- Renta/Hipoteca
- Pedidos de suministros recurrentes
- Nómina
- Seguro
- Pagos de deudas
- Impuestos
- Cuotas de socio
Suma los costes variables
Los costes variables son gastos que puede o no esperar, pero que no son constantes cada mes.
Los gastos basados en el uso, como el gas o la electricidad, cambiarán cada mes. El inventario y los materiales pueden fluctuar en función de las ventas o las necesidades del mercado. Usted querrá mirar sus costos variables durante 3-6 meses si es posible para tener una idea de los promedios y patrones. Mientras que puede gastar mucho en material de oficina un mes, puede que no necesite nada durante el resto del trimestre, y puede empezar a planificar ese gasto.
Ejemplos de costes variables son:
- Salario del propietario
- Materiales o inventario
- Utilidades
- Materiales de oficina, sala de descanso o suministros para el lugar de trabajo
- Marketing
Prever el gasto extra
Hasta los planes mejor trazados son presa de la vida. Las emergencias y las oportunidades pueden llegar cuando menos lo esperas, así que un presupuesto inteligente tiene en cuenta los gastos puntuales e imprevisibles. Después de analizar sus costes variables durante varios meses o un año, podrá identificar los próximos gastos extraordinarios. Proyecte los costes de las compras únicas, como los nuevos equipos, o de las próximas inversiones, como un curso de negocios o un pago inicial. Guarde una pequeña cantidad cada mes para las emergencias, como las reparaciones.
Analiza el flujo de caja
Ahora que tienes todos tus números generales delante, es el momento de hacer las cuentas para analizar tu flujo de caja y crear un presupuesto más inteligente. Empieza con un solo mes. ¿Cuánto has ingresado? ¿Cuáles fueron tus gastos? ¿Tuviste ganancias o pérdidas netas en ese mes? Puedes encontrar esto restando todos los gastos de tus ingresos totales para determinar el beneficio.
Una vez que haya determinado las ganancias y las pérdidas de un mes, profundice aún más para determinar su flujo de caja. El flujo de caja es la relación entre las entradas y salidas de dinero a lo largo del tiempo. ¿Tiene suficientes ingresos para cubrir los costes? ¿Hay puntos del mes en los que no tienes los fondos que necesitas? Analiza el uso que haces del crédito o de las reservas de efectivo para que tu presupuesto mensual sea más fluido.
Ajustar para el futuro
Armado con su información de pérdidas y ganancias y de flujo de caja, puede empezar a utilizar su presupuesto para informar sobre futuras decisiones empresariales. Por ejemplo, si se da cuenta de que gastó más de lo que ingresó el mes pasado, puede recortar sus gastos y trabajar para traer nuevos negocios en el mes siguiente. Su presupuesto nunca debe ser inamovible, sino un plan vivo que puede adaptarse.
También debe ajustar su presupuesto para reflejar a los profesionales del negocio. Puede considerar aumentar su presupuesto de marketing si su objetivo es traer nuevos clientes. Si está obteniendo un beneficio neto, puede considerar invertirlo de nuevo en su negocio con las actualizaciones necesarias.
Cree el presupuesto del mes siguiente basándose en lo que aprende y hacia dónde quiere ir. Con el tiempo debería desarrollar una imagen completa de su presupuesto anual y ser capaz de predecir y planificar con precisión las temporadas y el crecimiento.